Por: Decreto 806 de 2020
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
DECRETO LEGISLATIVO NUMERO 806 DE 4 DE JUNIO DE 2020
Por el cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y lascomunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención alos usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social yEcológica.EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,
en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 215de la Constitución Política, en concordancia con la Ley 137 de 1994, y el Decreto 637 del 6 de mayode 2020, "Por el cual se declara un Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo elterritorio nacional", y
CONSIDERANDO:
Que en los términos del artículo 215 de la Constitución Política, el presidente de la República, con lafirma de todos los ministros, en caso de que sobrevengan hechos distintos de los previstos en losartículos 212 y 213 de la Constitución Política, que perturben o amenacen perturbar en forma grave einminente el orden económico, social y ecológico del país, o qu~ constituyan grave calamidad pública,podrá declarar el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.
Que, según la misma norma constitucional, una vez declarado el estado de Emergencia Económica,Social y Ecológica el presidente, con la firma de todos los ministros, podrá dictar decretos con fuerza deley destinados exclusivamente a conjurar la crisis y a impedir la extensión de sus efectos.
Que estos decretos deberán referirse a materias que tengan relación directa y especifica con el estadode Emergencia Económica, Social y Ecológica.
'Que el 6 de marzo de 2020 el Ministerio de Salud y de la Protección Social dio a conocer el primer casode brote de enfermedad por Coronavirus COVID-19 en el territorio nacional.
Que el 11 de marzo de 2020 la Organización Mundial de la Salud - OMS declaró el actual brote deenfermedad por Coronavirus - COVID-19 como una pandemia, esencialmente por la velocidad de supropagación y la escala de trasmisión, toda vez que al 11 de marzo de 2020 a la OMS le habíannotificado cerca de 125.000 casos de contagio en 118 paIses y que a lo largo de esas últimas dossemanas el número de casos notificados fuera de la República Popular China se habla multiplicado entrece (13) veces, mientras que el número de países afectados se habla triplicado, por lo que instó a lospaíses a tomar acciones urgentes.
Que mediante Resolución No. 380 del 10 de marzo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Socialadoptó, entre otras, medidas preventivas sanitarias de aislamiento y cuarentena de las personas que, apartir de la entrada en vigencia de la precitada resolución, arribaran a Colombia desde la RepúblicaPopular China, Francia, Italia y España.
Que mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, el ministro de Salud y Protección Social, deacuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1753 de 2015, declaró el estado de emergenciasanitaria por causa del nuevo Coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayode 2020 y, en virtud de esta, adoptó una serie de medidas con el objeto de prevenir y controlar lapropagación del Coronavirus COVID-19 y mitigar sus efectos.
En mérito de lo expuesto,
DECRETA
Artículo 1. Objeto. Este decreto tiene por objeto implementar el uso de las tecnologías de la informacióny las comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos judiciales ante lajurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contenciosoadministrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como, las actuaciones de las autoridadesadministrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales, durante el términode vigencia del presente decreto. Adicionalmente, este decreto pretende flexibilizar la atención a losusuarios del servicio de justicia y contribuir a la pronta reactivación de las actividades económicas quedependen de este.
Parágrafo. En aquellos eventos en que los sujetos procesales o la autoridad judicial no cuenten con losmedios tecnológicos para cumplir con las medidas establecidas en el presente decreto o no seanecesario acudir a aquellas, se deberá prestar el servicio de forma presencial, siempre que sea posibley se ajuste a las disposiciones que sobre el particular dicten el Ministerio de Salud y Protección Social,el Consejo Superior de la Judicatura, los Centros de Arbitraje y las entidades con funcionesjurisdiccionales.
Los sujetos procesales y la autoridad judicial competente deberán manifestar las razones por las cualesno pueden realizar una actuación judicial específica a través de las tecnologías de la información y lascomunicaciones de lo cual se dejará constancia en el expediente y se realizará de manera presencialen los términos del inciso anterior.
Artículo 2. Uso de ¡as tecnologías de la información y ¡as comunicaciones. Se deberán utilizar lastecnologías de la información y de las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judicialesy asuntos en curso, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, como también proteger a losservidores judiciales, como a los usuarios de este servicio público.
Se utilizarán los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias y diligencias y se permitiráa los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles,evitando exigir y cumplir formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias.Por tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales oautenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.
Las autoridades judiciales darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación einformación mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos queemplearán.
En aplicación de los convenios ytratados internacionales se prestará especial atención a las poblacionesrurales y remotas, así como a los grupos étnicos y personas con discapacidad que enfrentan barreraspara el acceso a las tecnologías de la información y las comunicaciones, para asegurar que se apliquencriterios de accesibilidad y se establezca si se requiere algún ajuste razonable que garantice el derechoa la administración de justicia en igualdad de condiciones con las demás personas.
Parágrafo 1. Se adoptarán todas las medidas para garantizar el debido proceso, la publicidad y elderecho de contradicción en la aplicación de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.Para el efecto, las autoridades judiciales procurarán la efectiva comunicación virtual con los usuarios dela administración de justicia y adoptarán las medidas pertinentes para que puedan conocer lasdecisiones y ejercer sus derechos.
Parágrafo 2. Los muniCipios, personerías y otras entidades públicas, en la medida de sus posibilidades,facilitarán que los sujetos procesales puedan acceder en sus sedes a las actuaciones virtuales.
Artículo 3. Deberes de los sujetos procesales en relación con las tecnologías de la informacióny las comunicaciones. Es deber de los sujetos procesales realizar sus actuaciones y asistir a lasaudiencias y diligencias a través de medios tecnológicos. Para el efecto deberán suministrar a la autoridad judicial competente, y a todos los demás sujetos procesales, los canales digitales elegidospara los fines del proceso o trámite y enviar a través de estos un ejemplar de todos los memoriales oactuaciones que realicen, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridadjudicial.
Identificados los canales digitales elegidos, desde alli se originarán todas las actuaciones y desde estosse surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal. Es deber de los sujetosprocesales, en desarrollo de lo previsto en el artículo 78 numeral 5 del Código General del Proceso,comunicar cualquier cambio de dirección o medio electrónico, so pena de que las notificaciones se sigansurtiendo válidamente en la anterior.
Todos los sujetos procesales cumplirán los deberes constitucionales y legales para colaborarsolidariamente con la buena marcha del servicio público de administración de justicia. La autoridadjudicial competente adoptará las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento.
Artículo 4. Expedientes. Cuando no se tenga acceso al expediente físico en la sede judicial, tanto laautoridad judicial como los demás sujetos procesales colaborarán proporcionando por cualquier mediolas piezas procesales que se encuentren en su poder y se requieran para desarrollar la actuaciónsubsiguiente. La autoridad judicial, directamente o a través del secretario o el funcionario que haga susveces, coordinará el cumplimiento de lo aquí previsto.
Las autoridades judiciales que cuenten con herramientas tecnológicas que dispongan y desarrollen lasfuncionalidades de expedientes digitales de forma híbrida podrán utilizarlas para el cumplimiento deactividades procesales.
Artículo 5. Poderes. Los poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferirmediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, se presumiránauténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento.
En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado que deberácoincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.
Los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil, deberán ser remitidos desde ladirección de correo electrónico inscrita para recibir notificaciones judiciales.
Articulo 6. Demanda. La demanda indicará el canal digital donde deben ser notificadas las partes, susrepresentantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, sopena de su inadmisión. Asimismo, contendrá los anexos en medio electrónico, los cualescorresponderán a los enunciados y enumerados en la demanda.
Las demandas se presentarán en forma de mensaje de datos, lo mismo que todos sus anexos, a lasdirecciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos delreparto, cuando haya lugar a este.
De las demandas y sus anexos no será necesario acompañar copias físicas, ni electrónicas para elarchivo del juzgado, ni para el traslado.
En cualquier jurisdicción, incluido el proceso arbitral y las autoridades administrativas que ejerzanfunciones jurisdiccionales, salvo cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca ellugar donde recibirá notificaciones el demandado, el demandante, al presentar la demanda,simultáneamente deberá enviar por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados.Del mismo modo deberá proceder el demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escritode subsanación. El secretario o el funcionario que haga sus veces velará por el cumplimiento de estedeber, sin cuya acreditación la autoridad judicial inadmitirá la demanda. De no conocerse el canal dedigital de la parte demandada, se acreditará con la demanda el envío físico de la misma con sus anexos.
En caso de que el demandante haya remitido copia de la demanda con todos sus anexos al demandado,al admitirse la demanda la notificación personal se limitará al envío del auto admisorio al demandado.
Artículo 7. Audiencias. Las audiencias deberán realizarse utilizando los medios tecnológicos adisposición de las autoridades judiciales o por cualquier otro medio puesto a disposición por una o porambas partes yen ellas deberá facilitarse y permitirse la presencia de todos los sujetos procesales, yasea de manera virtual o telefónica. No se requerirá la autorización de que trata el parágrafo 2° del artículo107 del Código General del Proceso.
No obstante, con autorización del titular del despacho, cualquier empleado podrá comunicarse con lossujetos procesales, antes de la realización de las audiencias, con el fin de informarles sobre laherramienta tecnológica que se utilizará en ellas o para concertar una distinta.
Parágrafo. Las audiencias y diligencias que se deban adelantar por la sala de una corporación seránpresididas por el ponente, ya ellas deberán concurrir la mayoría de los magistrados que integran la sala,so pena de nulidad.
Artículo 8. Notificaciones personales. Las notificaciones que deban hacerse personalmente tambiénpodrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la direcciónelectrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envíode previa citación o aviso físico o virtual. Los anexos que deban entregarse para un traslado se enviaránpor el mismo medio.
El interesado afirmará bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la petición, quela dirección electrónica o sitio suministrado corresponde al utilizado por la persona a notificar, informarála forma como la obtuvo y allegará las evidencias correspondientes, particularmente las comunicacionesremitidas a la persona por notificar.
La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes alenvío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación.
Para los fines de esta norma se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo delos correos electrónicos o mensajes de datos.
Cuando exista discrepancia sobre la forma en que se practicó la notificación, la parte que se considereafectada deberá manifestar bajo la gravedad del juramento, al solicitar la declaratoria de nulidad de loactuado, que no se enteró de la providencia, además de cumplir con lo dispuesto en los artículos 132 a138 del Código General del Proceso.
Parágrafo 1. Lo previsto en este artículo se aplicará cualquiera sea la naturaleza de la actuación,incluidas las pruebas extraprocesales o del proceso, sea este declarativo, declarativo especial,monitorio, ejecutivo o cualquiera otro.
Parágrafo 2. La autoridad judicial, de oficio o a petición de parte, podrá solicitar información de lasdirecciones electrónicas o sitios de la parte por notificar que estén en las Cámaras de Comercio,superintendencias, entidades pÚblicas o privadas, o utilizar aquellas que estén informadas en páginasWeb o en redes' sociales.
Artículo 9. Notificación por estado y traslados. Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente,con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejarconstancia con firma al pie de la providencia respectiva.
No obstante, no se insertarán en el estado electrónico las providencias que decretan medidas cautelareso hagan mención a menores, o cuando la autoridad judicial así lo disponga por estar sujetas a reservalegal.
De la misma forma podrán surtirse los traslados que deban hacerse por fuera de audiencia.
Los ejemplares de los estados y traslados virtuales se conservarán en línea para consulta permanentepor cualquier interesado.
Parágrafo. Cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba correrse traslado a losdemás sujetos procesales, mediante la remisión de la copia por un canal digital, se prescindirá deltraslado por secretaria, el cual se entenderá realizado a los dos (2) días hábiles siguientes al del envíodel mensaje y el término respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.
Artículo 10. Emplazamiento para notificación personal. Los emplazamientos que deban realizarseen aplicación del artículo 108 del Código General del Proceso se harán únicamente en el registronacional de personas emplazadas, sin necesidad de publicación en un medio escrito.
Artículo 11. Comunicaciones, oficios y despachos. Todas las comunicaciones, oficios y despachoscon cualquier destinatario, se surtirán por el medio técnico disponible, como lo autoriza el artículo 111del Código General del Proceso.
Los secretarios o los funcionarios que hagan sus veces remitirán las comunicaciones necesarias paradar cumplimiento a las órdenes judiciales mediante mensaje de datos, dirigidas a cualquier entidadpública, privada o particulares, las cuales se presumen auténticas y no podrán desconocerse siempreque provengan del correo electrónico oficial de la autoridad judicial.
Artículo 12. Resolución de excepciones en la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Delas excepciones presentadas se correrá traslado por el término de tres (3) días en la forma regulada enel artículo 110 del Código General del Proceso, o el que lo sustituya. En este término, la partedemandante podrá pronunciarse sobre ellas y, si fuere el caso, subsanar los defectos anotados en lasexcepciones previas.
Las excepciones previas se formularán y decidirán según lo regulado en los articulas 100, 101 Y 102 delCódigo General del Proceso. Cuando se requiera la práctica de pruebas a que se refiere el incisosegundo del artículo 101 del citado código, el juzgador las decretará en el auto que cita a la audienciainicial, yen el curso de esta las practicará. Allí mismo, resolverá las excepciones previas que requirieronpruebas y estén pendientes de decisión.
Las excepciones de cosa juzgada, caducidad, transacción, conciliación, falta de legitimación en la causay prescripción extintiva. se tramitarán y decidirán en los términos señalados anteriormente.
La providencia que resuelva las excepciones mencionadas deberá ser adoptada en primera instanciapor el juez. sUbsección, sección o sala de conocimiento. Contra esta decisión procederá el recursoapelación, el cual será resuelto por la subsección, sección o sala del tribunal o Consejo de Estado.Cuando esta decisión se profiera en única instancia por los tribunales y Consejo de Estado se decidirápor el magistrado ponente y será suplicable.
Artículo 13. Sentencia anticipada en lo contencioso administrativo. El juzgador deberá dictarsentencia anticipada:
1. Antes de la audiencia inicial, cuando se trate de asuntos de puro derecho o no fuere necesariopracticar pruebas. caso en el cual correrá traslado para alegar por escrito, en la forma prevista en elinciso final del artículo 181 de la Ley 1437 de 2011 y la sentencia se proferirá por escrito.
2. En cualquier estado del proceso, cuando las partes o sus apoderados de común acuerdo lo soliciten,sea por iniciativa propia o por sugerencia del juez. Si la solicitud se presenta en el transcurso de unaaudiencia. se dará traslado para alegar dentro de ella. Si se hace por escrito, las partes podrán allegarcon la petición sus alegatos de conclusión, de lo cual se dará traslado por diez (10) días comunes alMinisterio Público y demás intervinientes. El juzgador rechazará la solicitud cuando advierta fraude ocolusión. Si en el proceso intervienen litisconsortes necesarios, la petición, deberá realizarseconjuntamente con estos. Con la aceptación de esta petición por parte del juez, se entenderán desistidoslos recursos que hubieren formulado los peticionarios contra decisiones interlocutorias que esténpendientes de tramitar o resolver.
3. En la segunda etapa del proceso prevista en el artículo 179 de la Ley 1437 de 2011, cuando encuentreprobada la cosa juzgada, la transacción; la conciliación, la caducidad, la prescripción extintiva y la falta de legitimación en la causa. La sentencia se dictará oralmente en audiencia o se proferirá por escrito.En este caso no se correrá traslado para alegar.
4. En caso de allanamiento de conformidad con el artículo 176 de la Ley 1437 de 2011.
Artículo 14. Apelación de sentencias en materia civil y familia. El recurso de apelación contrasentencia en los procesos civiles y de familia, se tramitará así:
Sin perjuicio de la facultad oficiosa de decretar pruebas, dentro del término de ejecutoria del auto queadmite la apelación, las partes podrán pedir la práctica de pruebas y el juez las decretará únicamenteen los casos señalado en el artículo 327 del Código General del Proceso. El juez se pronunciará dentrode los cinco (5) días siguientes.
Ejecutoriado el auto que admite el recurso o el que niega la solicitud de pruebas, el apelante deberásustentar el recurso a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes. De la sustentación se correrátraslado a la parte contraria por el término de cinco (5) días. Vencido el término de traslado se proferirásentencia escrita que se notificará por estado. Si no se sustenta oportunamente el recurso, se declararádesierto.
Si se decretan pruebas, el juez fijará fecha y hora para la realización de la audiencia en la que sepracticaran, se escucharan alegatos y se dictará sentencia. La sentencia se dictará en los términosestablecidos en el Código General del Proceso.
Artículo 15. Apelación en materia laboral. El recurso de apelación contra las sentencias y autosdictados en materia laboral se tramitar~ a!;í:
1. Ejecutoriado el auto que admite la apelación o la consulta, si no se decretan pruebas, se dará trasladoa las partes para alegar por escrito por el término de cinco (5) días cada una, iniciando con la apelante.Surtidos los traslados correspondientes, se proferirá sentencia escrita.Si se decretan pruebas, se fijará la fecha de la audiencia para practicar las pruebas a que se refiere elartículo 83 del Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social. En ella se oirán las alegacionesde las partes y se resolverá la apelación.
2. Cuando se trate de apelación de un auto se dará traslado a las partes para alegar por escrito por eltérmino de cinco (5) días y se resolverá el recurso por escrito.
Artículo 16. Vigencia y derogatoria. El presente decreto legislativo rige a partir de su publicación yestará vigente durante los dos (2) años siguientes a partir de su expedición.